Primo obiettivo: la location
Come primo passo, il team si è messo alla ricerca della location ideale per la convention. Con 200 partecipanti attesi in presenza e 500 in diretta streaming, la spazio selezionato doveva garantire una capienza sufficiente, una posizione facilmente raggiungibile (anche in metropolitana), un profilo prestigioso e le caratteristiche necessarie a soddisfare diverse esigenze tecniche.
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Dopo un’accurata ricerca, è stato scelto un hotel con tutti i requisiti necessari. La struttura non solo disponeva di due sale conferenze, ma offriva anche l’infrastruttura giusta per garantire la fluidità dello streaming e la traduzione simultanea prevista.
Progettare l’identità visiva
Una volta ottenuta la location, il team ha cominciato a lavorare per garantire un’esperienza visiva di grande impatto. Gli esperti creativi dell’agenzia hanno infatti sviluppato una suite di grafica, branding e risorse digitali personalizzate, per dare pienamente corpo alla visione di Assilea.
Ciò ha incluso un palco totalmente brandizzato, la progettazione di piccoli stand per gli sponsor, completi di banchetti brandizzati e banner roll-up, la creazione di un sito web dedicato all’evento (lease2024.net) e contenuti per i social media su LinkedIn e Facebook. Assicurare un’immagine sempre coerente e professionale è stato fondamentale, per il prestigio e l’impatto dell’evento.
Garantire il perfetto svolgimento della convention
Naturalmente, il successo di una convention non si limita all’estetica e alla logistica e in questa direzione Smart Eventi ha sviluppato un’agenda meticolosamente strutturata, che includeva le seguenti mansioni:
- Coordinare il programma, con sessioni di relatori, pause e catering accuratamente programmati
- Assicurare servizi di traduzione simultanea di alta qualità per le 200 persone in sala, durante le 2 giornate
- Disporre una piattaforma di live streaming, per coinvolgere in tempo reale i partecipanti collegati da remoto, e gestire la diretta
- Garantire la regia, l’amplificazione, la proiezione di slide e video e la registrazione dell’evento
Gestendo al meglio ogni aspetto di questo processo, Smart Eventi ha garantito che ogni attività si svolgesse impeccabilmente e in modo fluido, permettendo ai partecipanti di concentrarsi sui contenuti e sulle opportunità di networking.
Servizio bar e buffet
Il team ha inoltre organizzato un servizio bar e un pranzo a buffet, entrambi gratuiti e disponibili per tutta la durata dell’evento, e ha allestito coffee station sempre aperte per distribuire acqua, caffè e succhi di frutta. Questi piccoli accorgimenti non solo hanno migliorato l’atmosfera generale, ma hanno anche dimostrato l’impegno di Assilea per il comfort e la soddisfazione dei suoi ospiti.
Garantire la copertura mediatica
Un evento di questo tipo necessitava di una forte presenza dei media. Per questo Smart Eventi ha organizzato, prima della convention, una conferenza stampa su un elegante rooftop con giornalisti delle più importanti testate finanziarie italiane, tra cui Il Sole 24 Ore. Il team si è inoltre occupato di tutti i comunicati stampa e del press kit.
Grazie ad anni di esperienza, Smart Eventi continua a dimostrarsi capace di soddisfare ogni esigenza in ambito corporate, dall’organizzazione di convention e conferenze ad attività di team building e viaggi incentive, dalla pianificazione di campagne di marketing alla gestione dei canali social e questa competenza a tutto campo rende l’agenzia milanese un punto di riferimento per ogni impresa che voglia valorizzare pienamente le sue iniziative e la sua comunicazione.
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