Sottovalutare l’importanza della location
La scelta della giusta location è fondamentale, ma spesso viene affrontata con superficialità. Uno spazio apparentemente dotato di tutti i requisiti, ma carente da altri punti di vista, può infatti compromettere l’intera esperienza dei partecipanti.
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Controlla ad esempio fattori come l’accessibilità, il parcheggio e la vicinanza a eventuali strutture ricettive: in questo modo eviterai problemi come l’esclusione dei partecipanti con mobilità ridotta o altre esigenze specifiche, la difficoltà di trovare un’area di sosta per chi arriva in auto e il disagio, per chi deve soggiornare in hotel, di doversi spostare troppo rispetto alla location.
Non definire obiettivi chiari
Spesso gli organizzatori si immergono nella pianificazione senza stabilire obiettivi chiari e misurabili, il che porta a una mancanza di concentrazione e di direzione.
Prima di delineare i dettagli, infatti, è necessario definire in che termini vorresti avere successo. Pensi sia una domanda scontata? Non lo è. Vuoi facilitare il networking, presentare nuovi prodotti oppure offrire opportunità formative? È importante capire cosa ti interessa davvero e solo allora assicurati che ogni aspetto dell’organizzazione sia allineato con il tuo obiettivo primario.
Questo approccio mirato ti aiuterà anche a prendere decisioni informate sulla selezione dei relatori, sugli argomenti delle sessioni e sulle opportunità di interazione con il pubblico.
Trascurare il potere di un marketing efficace
Anche la convention più meticolosamente pianificata può fallire, se nessuno sa che si terrà. Un errore molto comune è infatti quello di sottovalutare il tempo e le risorse necessarie per un marketing efficace.
Sviluppa una strategia completa con largo anticipo, utilizzando un mix di canali come i social media, l’email marketing e le pubblicazioni di settore. Crea una narrazione avvincente che metta in evidenza il valore unico della tua convention e produci piccoli contenuti “teaser” per creare la giusta aspettativa e coinvolgere il tuo pubblico in anticipo.
Non avere un “piano B” per gli imprevisti
La famosissima legge di Murphy afferma che “se qualcosa può andare male, ci andrà” e questo vale anche per l’organizzazione di una convention. Un altro errore frequente è non riuscire ad anticipare potenziali imprevisti e non sviluppare, quindi, adeguati piani di emergenza.
Dai problemi tecnici ai relatori che cancellano la loro presenza all’ultimo minuto, non puoi mai escludere di poterti trovare davanti all’urgenza di una sfida inaspettata. Prepara un piano di gestione del rischio e delinea un “piano B” per ogni inconveniente. Prepara attrezzature di riserva, relatori in standby pronti a “entrare in scena” come sostituti e formule alternative per le sessioni.
Trascurare il follow-up dopo l’evento
Una convention non finisce quando se ne va l’ultimo partecipante. Molti organizzatori cadono in questo equivoco e considerano il loro lavoro concluso quando si spengono i microfoni. Sbagliato.
Sviluppa una solida strategia post-evento, che comprenda la raccolta del feedback dei partecipanti, dei relatori e degli sponsor. Segui il tracciato dei loro spunti principali e coltiva i rapporti anche in seguito: migliorerai ulteriormente il risultato raggiunto. Analizza inoltre i dati raccolti per trarne spunti utili per perfezionare l’efficacia delle tue future convention.
Ogni evento, infine, è un’opportunità di apprendimento e questo vale per ogni iniziativa corporate, team building inclusi. Anche se hai incontrato delle difficoltà, quindi, considerale come occasioni per migliorare il tuo approccio: imparare dagli errori e adattarsi in modo dinamico agli imprevisti è infatti il modo migliore per riuscire prima e meglio.
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